Administrar uma clínica de forma certeira demanda atenção aos mais diversos fatores. Um deles, que é de extrema relevância no sucesso do negócio, é o gerenciamento de recursos. Uma vez que essa tarefa tende a drenar tempo e energia por parte de gestores e líderes, é interessante conferir de que forma um software ERP pode ajudar.
A tecnologia tem sido uma excelente aliada de empreendedores que desejam otimizar tempo e finanças. Como bônus, sua correta aplicação culmina em uma maior produtividade por parte da equipe, resultados satisfatórios para os pacientes e maximização da organização. A fim de aproveitar os benefícios de inovações como o ERP, é essencial saber de qual maneira utilizá-lo.
Se você deseja entender por quais razões a automatização é capaz de beneficiar os recursos de sua clínica, prossiga com a leitura!
O que é um software ERP?
Sigla de Enterprise Resource Planning, esse tipo de inovação auxilia no planejamento de recursos das empresas. Ao automatizar a gestão, centralizar as informações e organizar dados, torna-se muito mais simples compreender como realizar alocações de forma benéfica ao negócio.
Os softwares utilizam o melhor da tecnologia. Isso inclui agilidade, simplicidade de uso e eficiência para sanar as necessidades específicas de cada clínica. Sendo assim, é possível personalizar a atuação do serviço contratado a fim de solucionar demandas específicas de cada equipe e setor.
Para que seu uso seja, de fato, pautado em eficácia, é preciso que o consultório esteja preparado para receber a transformação digital. Tanto a administração quanto os colaboradores devem estar devidamente capacitados para que as tarefas passem a ser executadas de maneira otimizada.
Esse é um passo importante, uma vez que, mesmo levando grandes benefícios ao negócio, nenhuma tecnologia é capaz de solucionar gargalos sozinha. É imperativo que eles sejam previamente identificados e que a modernização do espaço atue de forma a minimizá-los. Com essas preparações em mente, é hora de conferir os benefícios da correta aplicação de um programa inovador.
Como o software ERP auxilia na administração de clínicas?
São muitas as atividades que precisam ser executadas com maestria a fim de aperfeiçoar o uso de recursos em uma clínica. Para torná-los mais ágeis, mensuráveis em termos de eficiência, automatizados e produtivos, os pontos abaixo podem ser geridos por meio do software ERP.
Agendamento de pacientes
Manter o correto controle das consultas por meio da tecnologia é capaz de permitir que falhas deixem de ocorrer. Consequentemente, faz com que os recursos sejam alocados de forma correta. O software consegue fazê-lo automaticamente.
Por sua vez, isso libera períodos na jornada para que os colaboradores atuem em outras partes da clínica e maximizem seu fluxo.
Controle de pedidos
Lidar com fornecedores é uma tarefa que demanda atenção, fazendo com que os melhores acordos sejam fechados. Também permite que os materiais corretos cheguem até a clínica e que a segurança do paciente esteja em primeiro lugar.
Ainda que parte desse processo não possa ser automatizado, é interessante contar com a centralização de funções. Ela é promovida pelo ERP a fim de gerir pedidos. Nesse meio tempo, você pode lidar com outras atividades fundamentais ao negócio.
Movimentação de materiais
Após lidar com o fornecimento de produtos, a estocagem vem à tona. Saber o que está em falta ou não nos depósitos é um passo importante para que os atendimentos sejam realizados de forma completa e não deixem a desejar.
Além disso, sobras tendem a impactar negativamente os recursos — o que exige a correta gestão de estoque. Novamente, o software ERP é capaz de ajudar. Ele organiza essa administração, mensura sua eficiência e promove diversas outras facilidades.
Calendário financeiro
Todos os processos citados demandam o acompanhamento adequado das finanças, fluxos de caixas, notas e demais pontos relativos a pagamentos. A melhor forma de lidar com esses fatores com organização é por meio de um calendário financeiro.
Porém, sua construção tende a custar tempo. Com a ajuda da tecnologia, ele será automatizado. Assim, permitirá que um dos principais recursos de sua clínica — o financeiro — seja maximizado.
Relatórios financeiros
Em termos de uma boa administração financeira, a mensuração se mostra um fator imprescindível. Visualizar a realidade da alocação de recursos desse tipo é uma das melhores formas de compreender se as decisões estão afetando o negócio de forma positiva ou negativa. Por meio de relatórios, o monitoramento se torna constante. Isso permite que haja eficácia em todas as escolhas feitas por parte de gestores e líderes.
Esses são apenas alguns pontos que tendem a ser impulsionados por meio do ERP. A verdade é que, praticamente, qualquer tarefa que se conecte ao planejamento e potencialização de recursos é amparada por ele. O último passo a fim de garantir que a tecnologia atue em seu favor é a compreensão sobre as melhores opções disponíveis. Confira a seguir.
O que considerar na hora de escolher o software?
Se você se interessou pelo que o Enterprise Resource Planning é capaz de fazer em prol do consultório, é necessário escolher o ideal para o seu caso. Nesse momento, é preciso considerar:
- as demandas pontuais de seu negócio;
- a capacidade da equipe de lidar com a implementação;
- possibilidade de acessar por meio de qualquer dispositivo;
- capacidade de controle completo, incluindo todos os setores;
- centralização da informação, minimizando gargalos;
- presença de tecnologias que promovam a diminuição do erro humano;
- ferramentas que aprimorem o atendimento.
Com todos esses fatores alinhados em um só espaço, será muito mais simples evitar retrabalhos. A recaptura de imagens durante o tratamento de um paciente é um exemplo a ser mitigado.
Além disso, será possível agilizar o TMA (Tempo Médio de Atendimento) da clínica de radiologia odontológica. Assim, extrai-se o melhor de seus recursos e da produtividade dos times. Por meio da implantação correta de um software ERP, os resultados tendem a atingir um novo nível!
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