Todo negócio que busca a satisfação dos clientes deve se preocupar com uma métrica muito importante: a TMA. A redução do tempo médio de atendimento de uma clínica de radiologia odontológica tende a culminar em excelentes resultados para todas as partes envolvidas no processo.
Ao otimizar esse indicador de suporte, os pacientes contam com agilidade, os colaboradores com maior produtividade e a gestão com mais eficiência. Mas para garantir o máximo de sucesso possível, é essencial manter a qualidade e não buscar por medidas que comprometam a imagem da clínica.
Neste post, separamos 7 dicas para você alavancar o TMA, então, não deixe de conferi-las para colocar logo em prática!
1. Monitore o tempo médio de atendimento
O primeiro passo para reduzir o TMA é conhecer a condição atual da clínica. Para isso, é interessante acompanhar o período gasto em cada consulta. No momento certo, descubra a média entre elas. Mas se você deseja obter resultados rápidos, aposte no uso da tecnologia.
Nesse sentido, existem softwares capazes de realizar essa mensuração de forma automatizada, oferecendo resultados precisos para serem usados, posteriormente, na melhoria da métrica.
Em outras palavras, utilize as inovações voltadas às clínicas de radiologia odontológica, a fim de coletar dados que indiquem quais medidas deverão ser tomadas para estimular uma maior produtividade no atendimento. Certamente, isso facilitará o processo.
2. Ofereça treinamentos à equipe
Com as informações certas e a delimitação de passos que funcionam para sua clínica em mãos, reúna seus colaboradores. Eles são parte fundamental do processo de aprimorar a velocidade do atendimento. Por esse motivo, devem contar com todas as ferramentas possíveis para realizar suas atividades com o máximo de otimização.
Além de prover os mecanismos adequados, a fim de que os setores trabalhem com maior eficiência, é importante oferecer treinamento a eles. A capacitação certa levará ao alinhamento entre os valores da clínica e os funcionários, impedindo que gargalos atrapalhem a agilidade.
3. Mantenha os cadastros atualizados e acessíveis
A centralização da comunicação é uma das melhores formas de maximizar os resultados internos. Uma vez que todos da equipe têm acesso a dados de forma simples e ágil, isso os torna capazes de colocar sua proatividade em prática e otimizar o tempo médio de atendimento. Um dos aparatos que facilitam esse processo é a organização.
Assim, se os membros de seus times forem capazes de encontrar informações corretas sobre os pacientes sempre que precisarem, poderão executar suas funções com eficácia. Mais uma vez, a tecnologia tende a ser uma grande aliada. Ainda, por meio de softwares na nuvem, o acesso se torna rápido, não ocupa espaço físico e promove uma maior produtividade.
Além disso, a centralização ajuda a evitar a necessidade de rever os dados dos pacientes a cada consulta. Logo, utilize de ferramentas modernas e permita que eles mesmos mantenham suas informações devidamente atualizadas. Estimule-os a fazê-lo por meio de SMS, e-mail e outras plataformas de marketing digital que aproximam o público de você.
4. Use um mapa de fluxo
Também chamado de fluxograma, esse aparato é interessante para quem deseja direcionar setores. Ele garante que o paciente será encaminhado aos colaboradores certos — no momento adequado. Além disso, certifica que todos os procedimentos do fluxo são necessários e cumprem papéis fundamentais para aprimorar o tempo médio de atendimento, levando à maximização do uso de recursos.
Nesse contexto, cada negócio conta com sua própria disposição, mas é possível encontrar modelos de fluxos que norteiam sua estratégia. Ao contar com uma estrutura funcional, torna-se mais simples capacitar a equipe e delegar tarefas.
5. Tenha uma FAQ à disposição
Os pacientes podem ter dúvidas em relação aos serviços de sua clínica de odontologia radiológica. Nesse momento, ter todas as respostas “à mão” tende a ser uma excelente ideia. Para tanto, colete as perguntas mais frequentes feitas nas redes sociais, fóruns, vindas dos atendentes e compile-as em uma FAQ. Forneça respostas úteis e garanta que os pacientes só entrem em contato novamente para falar sobre questões pontuais.
Ainda, não se esqueça de disponibilizar a FAQ em todos os canais de comunicação da clínica. O compilado deve ser facilmente acessado pelos pacientes, a qualquer hora, para que seja, de fato, um benefício.
6. Integre sistemas de atendimento
É fundamental reforçar a importância da centralização. Sem acesso eficiente e ágil à informação, é provável que seus funcionários gastem tempo extra — e desnecessário — tendo que tirar dúvidas entre si. Ao integrar os setores, você garante mais do que uma comunicação linear.
A partir disso, torna-se possível gerir as etapas do atendimento com facilidade. Além de promover agilidade para os sistemas serem capazes de executar tarefas que:
- serão seguras;
- otimizam o uso de espaço físico da clínica;
- automatizam processos;
- permitem que o core business se torne foco das estratégias;
- aprimoram a satisfação do cliente.
7. Adote soluções especializadas
Existem profissionais que entendem a importância de minimizar o TMA e que trabalham para isso. Ao conversar sobre as necessidades pontuais de sua clínica, eles serão capazes de entregar as melhores soluções a você, como softwares voltados à produção, impressão e distribuição de documentações e exames radiológicos, além da realização de laudos e traçados digitais.
Além disso, esses serviços garantem que os dados necessários para nortear o atendimento estejam sempre próximos de sua equipe, servindo de pilar para que executem tarefas com o máximo de produtividade possível.
Lembre-se que, após executar as medidas sugeridas, é interessante recalcular o TMA e avaliar os resultados das mudanças propostas. Para esse fim, analise índices, como:
- Talk Time (tempo de conversa);
- On Hold (período em que o paciente está em espera);
- After Call Work (registros que o atendente faz ao fim da comunicação);
- total de ligações atendidas.
Assim, caso ainda haja algum gargalo, revise as medidas tomadas e aproveite os benefícios do software, a fim de aprimorar o tempo médio de atendimento.
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